ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ (άρθρο 36 της ΥΑ 137675/ΕΥΘΥ1016 (ΦΕΚ 5968/31-12-2018) ΠΟΥ ΔΕΝ ΥΛΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΜΕ ΔΗΜΟΣΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗ
Με τα με αρ. πρωτ. 5488/1-8-2019 & 2579/02-07-2021 έγγραφα της Ειδικής Υπηρεσίας Εφαρμογής του ΠΑΑ 2014-2020 του Υπουργείου Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων, διευκρινίζεται ότι θα πρέπει να καθοριστούν οι κανόνες και οι λεπτομέρειες εφαρμογής διαδικασιών «... που τηρούν τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και τις γενικές αρχές για την ανάθεση ενωσιακών συμβάσεων (αρχή της μη εισαγωγής διακρίσεων, της ίσης μεταχείρισης, της διαφάνειας, της αμοιβαίας αναγνώρισης και της αναλογικότητας), κατόπιν δημόσιας πρόσκλησης επιλογής.», όπως προβλέπεται στην Απόφαση με Αρ. 137675/EΥΘΥ1016 (ΦΕΚ 5968/31.12.2019), άρθρο 36 παράγραφος 2.α.
Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω σας παρέχουμε οδηγίες ώστε να τηρήσετε τις υποχρεώσεις σας και να διασφαλίσετε τον φορέα σας σε μελλοντικούς ελέγχους.
Κάθε έργο που εντάσσεται αποκαλείται πλέον «πράξη» και κάθε κατηγορία δαπάνης για αυτό το έργο αποκαλείται «υποέργο».
Κατά βάση κάθε υποέργο μπορεί να υλοποιηθεί με μία διαδικασία ανάθεσης σε τρίτο.
Σύμφωνα με την οδηγία 2004/18/ΕΚ καθορίζονται οι βασικοί κανόνες της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ) για την ανάθεση δημόσιων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, όπως και με την εξειδίκευση της ΥΠΑΣΥΔ 137675/EΥΘΥ1016 (ΦΕΚ 5968/31.12.2019).
Στην περίπτωση σας όμως, εφόσον δεν αποτελείτε Αναθέτουσα αρχή, άρα δεν ακολουθείτε τον Νόμο 4412/2016 περί δημοσίων συμβάσεων όπως ισχύει, συνιστούμε να διασφαλισθεί ότι η ανάθεση και η διαδικασία σύναψης συμβάσεων είναι δίκαιη και ανοικτή σε υποψηφίους από παντού στην Ε.Ε. («αρχή της μη εισαγωγής διακρίσεων, της ίσης μεταχείρισης, της διαφάνειας, της αμοιβαίας αναγνώρισης και της αναλογικότητας»), δηλαδή με τις βασικές ενωσιακές αρχές.
Βασικός στόχος των οδηγιών αυτών που παρέχουμε είναι :
- Η διασφάλιση ανοικτής και δημόσιας διαδικασίας,
- Οι όροι της διαφανούς επιλογής των αναδόχων,
- Συντεταγμένη μεθοδολογία και αρμοδιότητες για την υλοποίηση των έργων.
- ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΗΣ/ΥΠΟΕΡΓΟΥ - ΑΝΑΘΕΣΕΙΣ
Κατά κανόνα ακολουθούνται οι παρακάτω διαδικασίες.
Συνιστούμε να καταγραφούν τα παρακάτω σε πρακτικό Διοικητικού Συμβουλίου του φορέα σας. Εφόσον έχετε εσωτερικό κανονισμό ή υπάγεστε σε ειδική νομοθεσία που συνάδει με τις οδηγίες μας, ακολουθείτε αυτόν (ή κάνετε προσαρμογές) τον οποίο θα πρέπει να μας προσκομίσετε.
Ειδικότερα:
Α. Για ποσά έως 1.000 ευρώ προ ΦΠΑ
Κατόπιν λήψης μιας προσφοράς, λαμβάνεται απόφαση του ΔΣ.
Β. Για ποσά από 1.001 - 20.000 ευρώ προ ΦΠΑ
Δημοσιεύετε μια ανακοίνωση στην ιστοσελίδα σας (εφόσον υπάρχει) ή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για την εκδήλωση ενδιαφέροντος με διάρκεια 15 ημερολογιακών ημερών ή μία ανακοίνωση σε μία ημερήσια τοπική εφημερίδα 15 ημερολογιακές ημέρες πριν την κατάθεση των προσφορών.
Κατ’ ελάχιστον πρέπει να ληφθούν:
- • Για οικοδομικές εργασίες, μία προσφορά εντός των ορίων του εγκεκριμένου πίνακα τιμών μονάδος οικοδομικών εργασιών της ΚΑΑΕΚΤ ΣΑΜΟΥ Α.Ε. (ή τρεις στην περίπτωση που δεν συμπεριλαμβάνεται η εργασία στον πίνακα της ΚΑΑΕΚΤ ΣΑΜΟΥ Α.Ε.)
- • 3 προσφορές για προμήθεια εξοπλισμού
- • 3 προσφορές για παροχή υπηρεσιών
- • Υπεύθυνη Δήλωση του Προμηθευτή ότι έχει λάβει γνώση του αντικειμένου και τις ιδιαίτερες συνθήκες του έργου και ότι οι εργασίες/προμήθεια εξοπλισμού/παροχή υπηρεσιών θα εκτελεσθούν σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις περιγραφές του φυσικού αντικειμένου της ενταγμένης πράξης και σύμφωνα με τις οδηγίες του κυρίου του έργου ή και του επιβλέποντα μηχανικού και οι ενδεχόμενες αναγκαίες τροποποιήσεις θα εκτελούνται κατόπιν έγκρισης εφόσον δεν προκαλείται αύξηση του συνολικού προϋπολογισμού της πράξης.
Γ. Για ποσά από 20.001 - 60.000 ευρώ προ ΦΠΑ
Δημοσιεύετε μια ανακοίνωση στην ιστοσελίδα σας (εφόσον υπάρχει) ή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για την εκδήλωση ενδιαφέροντος με διάρκεια 15 ημερολογιακών ημερών και μία ανακοίνωση σε μία ημερήσια τοπική εφημερίδα 15 ημερολογιακές ημέρες πριν την κατάθεση των προσφορών.
Κατ’ ελάχιστον πρέπει να ληφθούν:
- • Για οικοδομικές εργασίες, μία προσφορά εντός των ορίων του εγκεκριμένου πίνακα τιμών μονάδος οικοδομικών εργασιών του ΚΑΑΕΚΤ ΣΑΜΟΥ Α.Ε. (ή τρεις στην περίπτωση που δεν συμπεριλαμβάνεται η εργασία στον πίνακα του ΚΑΑΕΚΤ ΣΑΜΟΥ Α.Ε.)
- • 3 προσφορές για προμήθεια εξοπλισμού
- • 3 προσφορές για παροχή υπηρεσιών
- • Υπεύθυνη Δήλωση του Προμηθευτή ότι έχει λάβει γνώση του αντικειμένου και τις ιδιαίτερες συνθήκες του έργου και ότι οι εργασίες/προμήθεια εξοπλισμού/παροχή υπηρεσιών θα εκτελεσθούν σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις περιγραφές του φυσικού αντικειμένου της ενταγμένης πράξης και σύμφωνα με τις οδηγίες του κυρίου του έργου ή και του επιβλέποντα μηχανικού και οι ενδεχόμενες αναγκαίες τροποποιήσεις θα εκτελούνται κατόπιν έγκρισης εφόσον δεν προκαλείται αύξηση του συνολικού προϋπολογισμού της πράξης.
Δ. Για ποσά από 60.001 ευρώ προ ΦΠΑ και πάνω
Δημοσιεύετε μια ανακοίνωση στην ιστοσελίδα σας (εφόσον υπάρχει) ή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για την εκδήλωση ενδιαφέροντος με διάρκεια 15 ημερολογιακών ημερών και μία ανακοίνωση σε 2 ημερήσιες τοπικές εφημερίδες (σε επίπεδο Δήμου ή Νομού) 15 ημερολογιακές ημέρες πριν την κατάθεση των προσφορών.
Κατ’ ελάχιστον πρέπει να ληφθούν:
- • Για οικοδομικές εργασίες, μία προσφορά εντός των ορίων του εγκεκριμένου πίνακα τιμών μονάδος οικοδομικών εργασιών του ΚΑΑΕΚΤ ΣΑΜΟΥ Α.Ε. (ή τρεις στην περίπτωση που δεν συμπεριλαμβάνεται η εργασία στον πίνακα του ΚΑΑΕΚΤ ΣΑΜΟΥ Α.Ε.)
- • 3 προσφορές για προμήθεια εξοπλισμού
- • 3 προσφορές για παροχή υπηρεσιών
- • Υπεύθυνη Δήλωση του Προμηθευτή ότι έχει λάβει γνώση του αντικειμένου και τις ιδιαίτερες συνθήκες του έργου και ότι οι εργασίες/προμήθεια εξοπλισμού/παροχή υπηρεσιών θα εκτελεσθούν σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στις περιγραφές του φυσικού αντικειμένου της ενταγμένης πράξης και σύμφωνα με τις οδηγίες του κυρίου του έργου ή και του επιβλέποντα μηχανικού και οι ενδεχόμενες αναγκαίες τροποποιήσεις θα εκτελούνται κατόπιν έγκρισης εφόσον δεν προκαλείται αύξηση του συνολικού προϋπολογισμού της πράξης.
Ειδικές περιπτώσεις θεωρούνται οι κάτωθι:
- εάν, έπειτα από τις παραπάνω διαδικασίες, είτε δεν υποβλήθηκε καμία προσφορά, είτε οι προσφορές που υποβλήθηκαν δεν είναι κατάλληλες,
- εάν τα έργα, τα αγαθά ή οι υπηρεσίες μπορούν να παρασχεθούν μόνον από έναν συγκεκριμένο πάροχο υπηρεσίας / προμηθευτή / ανάδοχο,
- γεγονότα τα οποία ο φορέας δεν θα μπορούσε να προβλέψει και δεν ήταν δυνατή η τήρηση των προθεσμιών που προβλέπονται ανωτέρω.
- ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΗΣ/ΥΠΟΕΡΓΟΥ
Συνιστούμε την σύσταση 2 επιτροπών ώστε να διασφαλίζεται η ορθή πορεία υλοποίησης του έργου σας. Οι επιτροπές εισηγούνται στο Διοικητικό Συμβούλιο του φορέα το οποίο λαμβάνει την τελική απόφαση.
- I. Επιτροπή επιλογής προσφορών
Η Επιτροπή θα μελετά τις προσφορές και θα ζητά τυχόν διευκρινήσεις για οποιοδήποτε θέμα θεωρεί ότι άπτεται της διασφάλισης της άρτιας και έγκαιρης υλοποίησης της πράξης.
Στη συνέχεια η Επιτροπή θα επιλέξει κατά την κρίση της, την πλέον συμφέρουσα προσφορά. Η τελική απόφαση λαμβάνεται από το ΔΣ του φορέα.
- II. Επιτροπή παρακολούθησης και παραλαβής υποέργου/πράξης,
Ο δικαιούχος μπορεί να ορίσει υπεύθυνο για την παρακολούθηση της πορείας του έργου, για το σύστημα πληρωμής των δαπανών, καθώς και για την παραλαβή του. Κατά κανόνα ανάλογα με το είδος του αντικειμένου στην Επιτροπή συμμετέχουν Μηχανικός, ή Οικονομολόγος, ή σύμβουλος διαχείρισης του έργου, κλπ.
Τα μέλη των επιτροπών ορίζονται είτε από τον κανονισμό του φορέα ή με απόφαση του αποφασιστικού οργάνου του φορέα και αποτελούνται από άτομα που δεν έχουν σύγκρουση συμφερόντων με τους υποψηφίους αναδόχους (συγγένεια έως β΄ βαθμού), που μπορείτε να ζητήσετε με υπεύθυνη δήλωση.
Συνιστούμε να καταγραφούν τα παραπάνω σε πρακτικό Διοικητικού Συμβουλίου του φορέα, το οποίο θα προσκομίσετε στην ΚΑΑΕΚΤ ΣΑΜΟΥ Α.Ε.
